Глубинные причины проблем в закупочной деятельности

От собственника или руководителя компании иногда можно услышать, что опять закуплена некачественная продукция, да по такой цене…, зато менеджеры отдела закупок обновили свои авто. Эх, шельмовцы. Так рассуждает руководитель с поверхностным взглядом на проблему.

Кто видит перспективно, скажет, что отдел закупок не изучил рынок, нет взаимодействия с отделом продаж, производственными цехами, низок контроль.…

Кто способен «зреть в корень» и видеть глубинно, тот определит истинную причину. А она кроется

в отсутствии долгосрочной стратегии закупочной деятельности компании.

Нет четких регламентов и процедур. Не разработаны методы поиска поставщиков. Каковы критерии оценки? База данных поставщиков не обновляется. Не определены процедуры закупок и условия их применения. В номенклатуре (ассортиментной матрице) черт ногу сломит.

Успех закупок, если верить диаграмме, на пятую часть зависит от планирования.

Первым шагом в этом направлении является разработка Политики компании в области закупок.

Разработана Политика? Она актуальна? А знает её персонал и руководствуется ею? Понята ли Политика сотрудниками?

Примерная структура Политики в области закупок предложена ниже.

Политика компании в области закупок

1. Цели закупочной деятельности

Основной целью закупочной деятельности компании является своевременное и полное обеспечение продукцией (сырьем) с требуемыми показателями цены и качества.

Другие цели закупочной деятельности:

•  обеспечение целевого и экономически эффективного расходования средств;

•  предотвращение ошибочных действий сотрудников отдела закупок;

•  создание положительного имиджа компании;

•  переход на проведение закупок в основном с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе Электронных торговых площадок, средств электронного документооборота и автоматизации деятельности отдела закупок. 

2. Принципы закупок

Основными принципами осуществления закупок являются:

•  планирование закупок, оперативное принятие решений об изменении планов и проведении внеплановых закупок;

•  конкурентный выбор поставщиков, повышенный контроль за принятием решений по выбору поставщика и согласованию с ним условий сделки;

•  учет особенностей закупаемой продукции (сырья), рынков и ситуаций;

•  эффективная организация поиска поставщиков, оперативное получение информации о предложениях с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий;

•  учет совокупности факторов, определяющих экономическую эффективность;

•  стратегическое управление закупочной деятельностью и контроль со стороны собственников и руководства;

•  обеспечение открытости закупочной деятельности для потенциальных контрагентов, инвесторов, государства, общественности;

•  коллегиальное принятие решений по наиболее важным вопросам организации и осуществления закупочной деятельности;

•  делегирование полномочий по принятию решений и заключению сделок низшим звеньям;

•  безупречное с точки зрения этических норм поведение руководителей и сотрудников компании;

•  профессионализм и компетентность руководителей и сотрудников в подготовке и принятии решений по закупкам;

•  широкое и разумное применение современных технологий, в том числе Электронных торговых площадок, средств электронного документооборота и автоматизации закупочной деятельности.

3. Порядок обжалования действий, решений или бездействия сотрудников при проведении закупок в контролирующий закупочный орган

3.1. Любой участник закупочной процедуры, который заявляет, что понес или может понести убытки в результате нарушения своих прав в связи с действиями, решениями или бездействием представителя Компании имеет право до заключения договора подать заявление о рассмотрении жалобы, связанной с проведением закупки, в контролирующий закупочный орган или в суд.

3.2. Жалоба направляется в контролирующий закупочный орган по реквизитам, указанным на сайте компании. О получении жалобы контролирующий закупочный орган незамедлительно уведомляет председателя закупочной комиссии, проводящей закупку. На время рассмотрения жалобы процедура проведения закупки приостанавливается до вынесения решения, если к тому нет явных препятствий юридического или экономического характера.

3.3. По результатам рассмотрения жалобы контролирующий закупочный орган может принять одно из следующих решений:

•  отказать в жалобе, если жалоба признается необоснованной;

•  удовлетворить жалобу полностью или частично, обязав членов закупочной комиссии выполнить требуемые действия или пересмотреть ранее принятое решение, если к тому нет явных препятствий юридического или экономического характера;

•  отказать в жалобе, если жалоба была признана обоснованной, но ее невозможно удовлетворить в силу препятствий юридического или экономического характера.

3.4. Решение о результатах рассмотрения жалобы незамедлительно доводится до заинтересованных лиц.

4. Официальный сайт компании и иные источники, используемые для публикации информации о закупках. Адрес Электронной торговой площадки для проведения закупок в электронной форме.

5. Приоритеты компании в выборе поставщиков:

•  долгосрочные хозяйственные связи;

•  надежность;

•  бесперебойность поставок;

•  качество;

•  цена.

6. Требования или рекомендации по обеспечению уровня открытости или конкуренции при проведении закупок (в целом или по разным видам закупаемой продукции, разным видам закупочных процедур)

На официальном сайте в разделе «Закупки» и на Электронной торговой площадке Компании размещаются:

•  Политика Компании в области закупок (пункты №№…);

•  регламент, определяющий порядок осуществления закупочной деятельности (включая описание сроков проведения закупочных процедур, права и обязанности Компании и участников закупочных процедур, требования к порядку подготовки и подачи технико-коммерческих предложений (заявок), порядок обжалования действий должностных лиц Компании).

7. Особенности принятия решений, установления требований или проведения закупочных процедур в отношении каких-либо отдельных видов закупаемой продукции, каких-либо рынков, каких-либо закупочных ситуаций.

8. Требования или рекомендации по распределению полномочий по принятию решений в области закупок между структурными подразделениями, условиям закупки, выборе победителя.

9. Организационная структура и штатная численность органов закупки. Требования или рекомендации к опыту работы и профессиональным знаниям и навыкам занятым закупочной деятельностью руководителей, сотрудников, членов закупочных комиссий, экспертов, ревизоров.

10. Ключевые показатели эффективности работы руководителей, ответственных за организацию и проведение закупок, и закупающих сотрудников:

• уровень обслуживания;

• оборачиваемость;

• индекс доходности;

• валовая рентабельность инвестиций;

• скорректированная прибыль.

11. Требования к средствам массовой информации, используемым для публикации сведений о закупках:

• объективность;

• честность.

12. Прочие существенные аспекты организации закупочной деятельности.