4.5.13

Склад, как зеркало Вашего бизнеса (памятка собственнику бизнеса)





В статье рассматриваются точки соприкосновения и зоны воздействия собственника бизнеса (руководителя компании) на такую область логистики, как складская логистика.

Если в компании нет этих проблем, то не тратьте на статью свое драгоценное время:

  • складских площадей недостаточно
  • клиенты жалуются на несвоевременные отгрузки продукции. Порой товар просто не находят на складе
  • ошибки склада (недостача, пересортица, излишки, порча) приводят к потерям Клиентов
  • результаты инвентаризации не совпадают с учетными данными
  • машины на погрузке (выгрузке) простаивают часами, а перевозчик требует компенсации
  • затраты на складские операции растут из месяца в месяц
  • текучесть персонала…
Если Вы остались, то будьте готовы пройти 8 шагов.

Шаг первый: Сотрудники.

Кто головой отвечает перед компанией за работу склада (складского хозяйства)? Директор по логистике, начальник отдела закупок, начальник производства, заведующий складом?
Если Вы лично – ошибка. Кто займется стратегией развития компании, мотивацией сотрудников на достижение стратегических целей, да и управление финансовыми потоками пострадает.
Разработайте штат склада. Назначьте владельца складского процесса.

Поручите регламентировать процесс. Без заданных правил игры – игра пойдет по своим правилам:
  • Положение о складе – это Конституция склада;
  • регламент «Склад» с разделами: прием, хранение, отпуск, инвентаризация, возврат товара и др.;
  • принципиальная схема технологического процесса на складе;
  • транспортно-технологические схемы;
  • технологические карты;
  • должностные инструкции каждому сотруднику;
  • инструкции по охране труда;
  • инструкция по пожарной безопасности. Помните: на складе хранятся миллионы рублей компании.
Стандарты склада должны обеспечивать достижение целей компании через год, два, пять...
Жизнь не стоит на месте – правила игры своевременно актуализируйте.

Организация труда на складе должна разумно предусматривать разделение и кооперацию. Не допускайте простоя ресурсов на одном складе (участке) при «пиковой» ситуации на другом.

Пусть Владелец процесса нормирует труд складских работников. Конкретным выражением являются:
  • нормы времени;
  • нормы выработки;
  • нормы обслуживания;
  • нормы численности.
Разработка нормативов без учета особенностей компании, невозможна:
  • фотография рабочего времени;
  • хронометраж;
  • наблюдение в процессе;
  • статистика;
  • согласование с работниками.
Нормы - способ точно выйти на штатную численность. Гибкость в людских ресурсах позволит справиться с объемом работ в период сезона и не содержать лишние ресурсы в периоды спада. Приглашайте временных работников.

Разберитесь, за что компания платит деньги складским сотрудникам. Повременная оплата – самая неэффективная. Статья «Платим меньше, а сотрудник работает лучше» подтверждает это.

Владелец процесса обязан подготовить предложения по переходу на оплату в соответствии с ключевыми показателями эффективности (KPI). Однако учет и анализ 10 и более показателей приведет к затратам превышающим эффект от введения. Без должности «аналитик» не обойтись.

Поэтому целесообразно ограничиться:
  • объем отгрузки (машина, вагон, тонна, паллета, коробка, документострока, шт., кг., рубль отгруженной продукции);
  • скорость отгрузки;
  • качество отгрузки;
  • количество неликвидов (мертвых) запасов появившихся в ходе складской деятельности.

Шаг второй: Порядок на складе
Все зависит от масштабов компании, ее стратегических целей, вида деятельности, ассортимента товара, грузооборота и проч.
Цель шага – быстро найти товар в зоне хранения, будь то комплектация заказа или инвентаризация, а также не допустить роста брака (неликвида).
И не важно: статическое у Вас хранение (на одних и тех же местах) или динамическое – поступающий товар размещается на хранение на свободные места.

На первом этапе разложите товар, продукцию по группам, подгруппам, сегментам, подсегментам и т. д. Обозначьте все ярлыками: как места хранения, так и сам товар. Здравый смысл, а это и есть суть логистики, говорит, что быстро найти товар должен работник склада даже в первый день своей работы. Здесь вся надежда на то, что работник просто запомнит место хранения товара. Это возможно при количестве артикулов до 2-3 тыс. А может не надо всем кладовщикам, комплектовщикам и грузчикам запоминать весь товар? Пусть в голове у каждого не более 500 – 1000 SKU. Пусть заведующий складом закрепит сотрудников за определенной зоной склада или за определенным товаром.

На втором этапе подумайте о введении адресного хранения. Товар найдете сразу. Но время и требуемые ресурсы при постановке на хранение увеличатся. Суть адресного хранения: места хранения идентифицированы. Положил товар – записал в журнал или карточку. Но это прошлый век. Конечно же, внес данные в учетную систему: товар, в таком то количестве хранится в зоне (секторе) «А», на стеллаже «3», в ячейке «12», на полке «4». Все это позволит не описывать круги по квадратным метрам склада, а сузить поиск на одном квадратном метре, может меньше. Файл с остатками склада, комплектовочная ведомость, складская накладная, инвентаризационная ведомость и другие документы будут иметь информацию о месте хранения.
Все затраты по размещению на хранение покрываются быстрым поиском товара.

Если компания «созрела», то на третьем этапе, исходя из экономической целесообразности, примите решение об автоматизации склада и введении современной WMS.
Штрих-кодирование, бар коды, цифровые коды, электронные, радио метки – современно. О преимуществах Вам подробно расскажут поставщики этих технологий.
Но не забывайте об обязательных условиях и возможных недостатках, чтобы не было обратного эффекта:
  • дорого;
  • процессы и операции на складе должны быть установлены и описаны;
  • топология склада (зонирование, адресное хранение) сделана;
  • поставлен управленческий учет;
  • наличие надежной корпоративной информационной системы (КИС компании может «не потянуть»);
  • обучение сотрудников.
Сокращение затрат на складе осуществляется размещением товара в зоне хранения в зависимости от количества обращений, востребованности, оборачиваемости. Наиболее оборачиваемый товар хранится ближе к зоне отгрузки. Для классификации товара поручите своему складскому менеджеру сделать АВС – анализ. Хорошую методику ранжирования товаров по кумулятивной процентной доле обращения предлагает Джон Шрайбфедер в книге «Эффективное управление запасами». Грамотное хранение товара, определение «горячих» и «холодных» маршрутов на складе снижает количество наматываемых километров сотрудниками склада при комплектации заказов в 2-3 раза.

О порядке в зоне хранения поговорили. Но это не все. Зонирование склада должно быть, такое же, как и дома. Ведь обувь мы оставляем у входа, тарелка и ложка – на кухне, кровать – в спальне, а ПК стоит в рабочем кабинете.



Внимание: не допустите «поедания» зоной хранения всех остальных зон. О главной функции склада – обеспечение должного сервиса для Клиента, придется тогда забыть. 

В самом деле, если не определена зона комплектации, то комплектация заказа осуществляется в проходах зоны хранения. Подойти к товару невозможно, отгрузка задерживается, товар бьется, рвется, портится…

Как результат – страдает Клиент. В это время у него и возникают мысли об обращении к вашим конкурентам.

Все помещения и зоны склада определяются не «на глазок». Поручите Владельцу складского процесса представить расчеты. Методику расчетов предлагают: А. М. Гаджинский и Г. П. Манжосов. Формулы не из высшей математики. Все с позиции «здравого смысла».

Вам останется только определить целесообразность и возможность создания этих зон и помещений. А что делать, если склад арендован, и строить душевые нецелесообразно. Пищу можно принимать и в раздевалке.
Правда, в одной компании причина текучести персонала была в единственном туалете (и мужском и женском) на 80 человек.

Шаг третий: Складская техника

Складская техника очень дорога. Поэтому ее должно быть необходимое и достаточное количество. Поручите представить расчет потребности техники на каждом участке склада и в каждой зоне. Количество техники обосновывается элементарными формулами, а не «хотелками» заведующего складом. Методику расчета можно взять у Адиля Мухтаровича Гаджинского. Главное четко определить коэффициент запаса техники. Ведь всегда количество гидравлических тележек в зоне разгрузки можно дополнить неиспользуемыми тележками в это время в зоне комплектации, да в том же соседнем цехе.

Периодически Вам должны представлять на подпись приказ о закреплении складской техники за сотрудниками склада. Только персональная ответственность обеспечит сохранность техники, продлит срок ее эксплуатации. Как показывает опыт, причина выхода из строя подшипников – грязь и пыль на технике. А кто будет очищать, протирать «общаковскую» технику, или удалять с ее колес намотавшуюся стрейч – пленку.

Особое внимание погрузчикам, ричтракам, штабелерам, самоходным тележкам. Ответственное лицо за эту сложную и дорогостоящую технику своевременно обслуживает аккумуляторное хозяйство, заправляет маслом, охлаждающей жидкостью, смазывает цепи.

Решение о привлечении специализированной компании по обслуживанию и ремонту складской техники – только за Вами. Сделать это целесообразно.




Шаг четвертый: Управление себестоимостью. Бюджетирование.


Себестоимость складских операций свидетельствует об эффективности применяемого на складе технологического процесса.

Себестоимость переработки 1 т. (кг., паллеты, шт, руб. и т. д.) товара определяют по формуле:

С = ЭР/СГО,

где С - себестоимость переработки  (руб.);

ЭР - величина эксплуатационных расходов, связанных с переработкой грузов (руб.).

Эксплуатационные расходы — это затраты на оплату труда работников склада, страховые отчисления, электроэнергию, вспомогательные материалы, амортизацию и ремонт складских помещений и оборудования, а также расходы, связанные с хранением товаров.

СГО - складской грузооборот - количество товаров, отпущенных со склада в течение определенного периода, выраженное в натуральных показателях (т, кг, паллета, шт. и проч.).
Возьмите этот показатель в качестве основного для мотивации складского менеджера.

Пусть он периодически представляет Вам план снижения себестоимости складских операций.

Направления и пути известны:
  • использование IT технологий;
  • совершенствование и модернизация техники. Сокращение ручного труда;
  •  своевременный планово – предупредительный ремонт техники и оборудования;
  • повышение производительности труда, квалификации сотрудников, их обучение;
  •  экономия и рачительность. Нормирование расходов материалов;
  • грамотная система оплаты, гибкость рабочих графиков. Расширение специализации и кооперирования;
  • постоянное улучшение складских технологий;
  • снижение складского брака.
Бюджетирование складской деятельности на год (полугодие, квартал, месяц) позволяет управлять себестоимостью.

 


Шаг пятый: Сохранность материальных ценностей. Инвентаризация.
Элементарное воровство, в сочетании с резкими пиками в продажах, человеческим фактором всегда нарушают соответствие реально имеющегося товара с учетными данными.
Минимизировать это возможно:
  • ритмичной работой склада. Например, приход товара разнести по времени с периодами интенсивной продажи;
  • заблаговременным прекращением приема заявок клиентов. Например, до 15.00. принимаются заявки для отгрузки на следующий день;
  •  оптимизацией запасов. Не переполнять склад.
Рецепты борьбы с воровством известны:
  • ограничьте доступ на склад;
  • следите за приемкой и отгрузкой. Кабинет заведующего складом должен быть рядом;
  • создайте такие условия, чтобы сотрудники не имели возможности спрятаться за полками и другим оборудованием и незаметно вынести товар;
  • своевременное заключение договоров о материальной ответственности (индивидуальной и коллективной);
  • технические средства охраны;
  • проверяйте работников на наркозависимость;
  • если кто-то попался на воровстве, увольняйте немедленно;
  • достойно оплачивайте труд работников.
Цель инвентаризации - эффективное управление запасами и повышение уровня сервиса для Клиентов.
Физическая инвентаризация – 1 раз в год. Периодические инвентаризации (еженедельно, ежемесячно).
Вы не забудете о ней, если в функционал финансового директора (главного бухгалтера) будет включена подготовка проекта приказа и представление на подпись, скажем, к 25 числу месяца.

Добейтесь ежедневного снятия остатков силами сотрудников склада, хотя бы выборочного.

Не забывайте о внеплановых инвентаризациях. Не расслабляйте складских работников.

Инвентаризация: 

  • по географическому признаку;

  • методом ранжирования по количеству обращений;

  • методом «с земли»;

  • методом «с листа»;

  • целевая;

  • выборочная и проч.
Шаг шестой: Снижение брака и неликвидов

Брак и неликвиды – неизменный складской атрибут. Утвердить систему работы по его снижению – еще одна точка воздействия собственника на складскую логистику.

Убедитесь, что этот товар помещен в «Зону брака».
Эту зону можно назвать «зоной карантина» - а вдруг будет принято решение не браковать продукцию. Можно назвать «зоной неликвидов», «зоной задержанных товаров» и т. д. Не в названии дело. Дело в том, что в сию минуту этот товар не должен уйти потребителю.
Значит, эта зона должна быть в самой дальней точке от зоны отгрузки.

Анекдотичных ситуаций много: мясная компания трижды продавала забракованный шпик боковой, Компания бытовой техники четыре раза продавала не отключающийся холодильник. И только потому, что кладовщику было удобно отправить товар, находящийся у входа в склад.
Хуже было, когда в цех отправили со склада лист 30 мм металла, хотя его толщина была 29 мм., Он должен был быть в «зоне брака». Металл был порезан автоматически газом на детали, но изделия из него не вышло…

Зона, в идеальном виде, должна быть физически отделена от остальных зон.
Красные вывески и ярлыки, ограничительные линии и т. п.

Исходя из экономической целесообразности, в первую очередь, из стоимости хранения единицы товара на складе за сутки, месяц, квартал, бывает выгоднее принять следующие варианты решений по неликвидам.
•    распродажа по сниженным ценам;
•   стимулирование продающего персонала;
•   продажа конкурентам по льготным ценам;
•   акции по стимулированию спроса;
•    создание искусственного дефицита;
•   возврат поставщику или производителю;
•   создание «комплектов»;
•   продажа собственному персоналу, использование на нужды компании;
•   благотворительные акции;
•   выбросить. 
Склад «вздохнет» от свободы, а Ваш Клиент от высочайшего сервиса.


Шаг седьмой: Возможности склада
Прежде чем строить или арендовать новый склад выясните, все ли «выжато» из имеющегося помещения (ний). Периодически задавайте вопросы о коэффициентах использования площади и объема склада.

Коэффициент использования площади и объема склада, соответственно, устанавливаются по формуле:
Кs = Sпол./ Sобщ
Кv = Vпол./ Vобщ
где, Sпол и Vпол – полезные площадь и объем - та часть склада, где хранится товар (продукция);
Sобщ и Vобщ - общая площадь и общий объем склада.

Склад всегда может стать чуть – чуть «резиновым». Удалите все лишнее со склада, установите оптимальные стеллажи, сделайте мезонины. Если товар позволяет, ставьте паллеты друг на друга. Может вывесить часть товара на стены и потолок?

Выбирая стеллажное хранение, учтите, что оно бессмысленно при высоте склада до 4 метров: сейчас у вас узкие проходы, проезды для подъемной техники должны быть в два-три раза шире.

Если склад высокий, то подумайте о стеллажах:
  • фронтальные; 
  • узкопроходные; 
  •  глубинные; 
  • гравитационные;  
  •  мобильные;
  •  консольные;   
  • стеллажи с настилом, или мезонины.

Таблица поможет выбрать стеллажи по показателям: эффективность использования объема, повышение грузооборота, эксплуатационные расходы и капитальные затраты по 12-ти бальной системе:


Шаг восьмой: Взаимодействие с другими подразделениями компании
Возможно, этот печальный факт будет для Вас открытием. Но четкая работа склада выгодна только собственнику (руководителю компании) и части подразделений компании.


С остальными подразделениями (отдел продаж, отдел маркетинга, отдел закупок, транспортный отдел, производство и проч.) сплошные антагонизмы. Всегда можно списать свои ошибки на склад!

Здесь роль собственника по воздействию на данную эрогенную зону невозможно переоценить.

Расставьте все точки над «i». Разграничьте ответственность. Исключите размытость и дублирование функций. Все это позволяет сделать правильное описание бизнес-процессов, регламентация.

Встаньте иногда на защиту склада. Руководители указанных подразделений, как правило, ближе к телу собственника компании. Им легче довести до ушей собственника нужную, заметьте - им, информацию.

Поверьте, на складе не враги компании, их поставили в такую ситуацию. Если план продаж выполняется в последнюю декаду месяца, виноваты ли складские работники в ошибках по пересорту продукции в условиях столь интенсивных отгрузок?
Если для отправки продукции предоставлена машина меньшего объема и высота укладки превысила норму, кто виноват в повреждении нижних рядов коробок?
Для принятия мудрого решения – выслушайте всех.

ВЫВОД:
1. Склад – важнейшее звено в бизнесе любой компании. Это зеркало всего Вашего бизнеса.
2. О работе склада необходимо судить не по наличию товара на полках магазинов – значит отгрузили.
3. Собственник (руководитель компании) не может сам руководить работой склада – упустит главное. Нужен Владелец складского процесса.
4. Собственник (руководитель компании), чтобы привести компанию к стратегическим целям, периодически воздействует на эрогенные зоны складской логистики.

P. S.
Скорее всего, Вами будут приняты, с отдельными оговорками, данные рекомендации. Может даже, Вы назовете их толковыми.
Только проку для компании мало. Все рекомендации консультанта, даже воспринятые собственником, как правило, остаются «на бумаге». Исполнители не всегда готовы их реализовать. Стереотип «так было всегда» - враг всех улучшений. Порой имеет место банальный саботаж.

Я отказался, после трех подобных случаев, от аудита, диагностики склада, подготовке рекомендаций и экспертных заключений.

Только команда компании, в которую, кроме складских работников, войдут представители и других подразделений сможет сделать прорыв в складской логистике и улучшить сервис обслуживания клиентов.
Пусть эта команда сама определит:
  • цели складских изменений;
  • что сейчас не так;
  • каковы возможности улучшения;
  • что делать, какие шаги предпринять.
Задача внешнего консультанта: коучинг, ОСОЗНАНИЕ и взятие на себя ОТВЕТСТВЕННОСТИ каждым членом команды. Плюс передовые технологии по логистике.

Такой подход приводит к реальным успехам, и не только в складской логистике.

Я называю этот проект "Сделаем вместе".

Ваш Михалыч
Отправить комментарий