Регламентация, стандартизация, формализация логистических процессов - путь к их оптимизации, ликвидации "всего ненужного", а, следовательно, к снижению логистических затрат.
Простое описание процесса, как утверждает Гаджинский А. М., повышает производительность труда на 2 процента. В правоте этого убеждался не раз. Убедился и после разработки регламентирующих документов по просьбе одной небольшой компании.
Некоторыми результатами этой работы, Уважаемые коллеги, можете творчески воспользоваться:
Компания, назовем ее ООО "ZZZ", занимается дистрибуцией хозяйственных товаров. Компания небольшая, однако, имеет Клиентов далеко за пределами региона.
Миссия Компании - качество и своевременность.
Отдел логистики включает всего 10 человек. Оргштатная структура - в Приложении "А" Положения об отделе логистики. Организация доставки товара на склад компании и со склада компании Клиентам возложена на начальника отдела. Остальные сотрудники отдела логистики - складские работники.
За годы существования компании накопилось множество противоречивых документов (распоряжения, приказы, объявления, указания и проч.) по регламентации деятельности отдела логистики. Имело место дублирование функций, ответственность была размыта, выполнение отдельных операций не было возложено ни на одного сотрудника. Поэтому требовалось ежеминутное вмешательство и начальника отдела логистики и руководства компании.
Предложенные Вашему вниманию документы, а также схемы технологических процессов, транспортно-технологические схемы, технологичские карты и должностные инструкции в первой редакции нельзя назвать совершенными.
Однако, появившиеся документы теперь могут актуализироваться самими сотрудниками. Через несколько месяцев эти документы можно будет назвать "написанными жизнью".
Валидацию и верификацию никто не отменял.
Разработать эти документы силами сотрудников компании не позволял напряженный ежедневный функционал. Просто сотрудники очень заняты ежеминутной работой. Помню подобное и в свои годы.
Изучение процесса осуществлялось в ходе наблюдения и путем интервью сотрудников. То, что не требовало серьезных денежных вливаний, изменялось в лучшую сторону сразу и находило свое отражении на страницах проектов регламентирующих документов.
Планы по компьютеризации рабочих мест заведующих складами и приемосдатчика, что приведет к изменению потока документооборота в ближайший месяц, отражения в документах не нашли. Регламентирующие документы должны быть реальны.
Положительным фактом явились инициатива и желание сотрудников в полном описании процессов. Предложения сыпались одно за одним. Видимо всех уже "достала" имевшая место неразбериха. Надоели "внеурочные" часы и безделье в рабочее время. Так за неделю получились рабочие документы. Ну а предела совершенству нет...
Уже первые две недели, после выхода Регламентов и Инструкций, показали снижение количества претензий Клиентов.
Ошибки склада (пересорт, недостача, излишки) снизились на 10 процентов.
Случаи несвоевременной доставки товара Клиентам стали единичны.
Миссия компании стала адекватна.
Не все операции можно прописать в процедурах, регламентах и инструкциях. Многое зависит от конкретно сложившейся ситуации. Однако, возложить ответственность за принятие решения в этой ситуации в регламентирующем документе необходимо. Например, заведующий складом в Регламенте "Складская обработка товаров" принимает решение об индивидуальном или комплексном наборе (комплектации) заказа, о статическом или динамическом хранении товара или групп товара.
Любая процедура, регламент, инструкция всегда затрагивает интересы взаимодействующих подразделений. Текст регламентирующего документа должен быть с ними согласован. В нашем случае согласование проходит с отделами продаж и закупок.
"Мелочи" в документ включать нежелательно. Руководство компании ООО "ZZZ" настаивало включить в регламент по складу, например, штраф за курение в неустановленное время - 200 рублей. Удалось убедить их не делать этого. В отделе логистики 2 человека курящих, завтра они бросят курить, а фраза о штрафе будет раздражающе действовать на сотрудников в "долгоиграющем" документе.
Грамотный регламент и четкое его выполнение - залог успешного выполнения логистических операций, с меньшими затратами, и, следовательно, растущей прибылью компании.
Ваш Михалыч.
Разработка регламентов для Вашей компании.
Звоните: +7 952 957 63 36.
Пишите: viktor@starchenko.ru
