Предложение по оптимизации документооборота и учетной системы компании

Почему клиенты недовольны?

• не полная информация;
• отсутствуют подписи, расшифровка, печати;
• товар прибыл без сертификата качества
• недостающие экземпляры накладных;
• долго готовились сопроводительные документы.

 Проблемы и для компании:

• сопроводительные документы в бухгалтерию не поступили. Часть документов утрачено;
• товар возвращен, но возвратных накладных нет;
• склад узнал о выпуске новой продукции цехом в момент ее поступления. Места для хранения не подготовлены;
• поток «доморощенных» документов: справок, записок, актов, журналов отрывает сотрудников от функциональных обязанностей;
• на экране ПК десятки: панелей, отчетов, инструментов, окон, кнопок, пентаграмм. Больше половины исполнителем не используется. Однако, нужного для работы отчета нет.

 Почему так происходит?

• «кривая» логистика информационного потока;
• документооборот не регламентирован и не стандартизирован;
• низка автоматизация операций.

 Что делать?

Просто пройти 8 шагов:

Шаг первый: Создать комиссию для аудита документооборота и учетной системы компании.

Шаг второй: Определить необходимость и достаточность документов и возможностей компьютерной системы компании.

Шаг третий: Убрать из оборота ненужные документы. Лишние компьютерные возможности удалить с рабочих мест исполнителей.

Шаг четвертый: Добавить недостающие документы и отчеты.

Шаг пятый: Установить уровни допуска сотрудников к информации.

Шаг шестой: Оценить экономическую целесообразность перехода на систему электронного документооборота.

Шаг седьмой: Регламентировать, стандартизировать и формализовать прохождение информации.

Шаг восьмой: Разработать долгосрочный план непрерывного совершенствования документооборота и учетной системы компании.

 Что предлагаю?

• аудит документооборота и учетной системы компании и рекомендации по их оптимизации;
• консультационную поддержку сотрудников компании при реализации рекомендаций;
• регламентацию документооборота.

 Что вы получите?

• опережение материального потока информационным;
• исключение ненужных документов и информационных операций;
• конкретную и своевременную информацию без двойного толкования;
• повышение эффективности сотрудников;
• сохранность документов.

 Что это даст в итоге:

• увеличение скорости прохождения документов в 2 раза;
• рост уровня сервиса для клиентов в 1,5 раза;
• увеличение прибыли компании на 3-7 %.

Свяжитесь с Михалычем  прямо сейчас:  viktor@starchenko.ru