6.11.13

Предложение по оптимизации документооборота и учетной системы компании



Почему клиенты недовольны?

  • не полная информация;
  • отсутствуют подписи, расшифровка, печати;
  • товар прибыл без сертификата качества
  • недостающие экземпляры накладных;
  • долго готовились сопроводительные документы.

 Проблемы и для компании:

  • сопроводительные документы в бухгалтерию не поступили. Часть документов утрачено;
  • товар возвращен, но возвратных накладных нет;
  • склад узнал о выпуске новой продукции цехом в момент ее поступления. Места для хранения не подготовлены;
  • поток «доморощенных» документов: справок, записок, актов, журналов отрывает сотрудников от функциональных обязанностей;
  • на экране ПК десятки: панелей, отчетов, инструментов, окон, кнопок, пентаграмм. Больше половины исполнителем не используется. Однако, нужного для работы отчета нет.

 Почему так происходит?

  • «кривая» логистика информационного потока;
  • документооборот не регламентирован и не стандартизирован;
  • низка автоматизация операций.

 Что делать?

Просто пройти 8 шагов:



Шаг первый: Создать комиссию для аудита документооборота и учетной системы компании.


Шаг второй: Определить необходимость и достаточность документов и возможностей компьютерной системы компании.


Шаг третий: Убрать из оборота ненужные документы. Лишние компьютерные возможности удалить с рабочих мест исполнителей.


Шаг четвертый: Добавить недостающие документы и отчеты.

Шаг пятый: Установить уровни допуска сотрудников к информации.


Шаг шестой: Оценить экономическую целесообразность перехода на систему электронного документооборота.


Шаг седьмой: Регламентировать, стандартизировать и формализовать прохождение информации.


Шаг восьмой: Разработать долгосрочный план непрерывного совершенствования документооборота и учетной системы компании.


 Что предлагаю?

  • аудит документооборота и учетной системы компании и рекомендации по их оптимизации;
  • консультационную поддержку сотрудников компании при реализации рекомендаций;
  • регламентацию документооборота.

 Что вы получите?

  • опережение материального потока информационным;
  • исключение ненужных документов и информационных операций;
  • конкретную и своевременную информацию без двойного толкования;
  • повышение эффективности сотрудников;
  • сохранность документов.

 Что это даст в итоге:

  • увеличение скорости прохождения документов в 2 раза;
  • рост уровня сервиса для клиентов в 1,5 раза;
  • увеличение прибыли компании на 3-7 %.




Свяжитесь с Михалычем  прямо сейчас:  viktor@starchenko.ru
 
Отправить комментарий